Pendant, plus de 20 ans nous avons participé d’une manière ou d’une autre à la réussite des évènements auxquels nous avons été associés. De ces différentes expériences ce que nous pouvons retenir qu’organiser une conférence, une convention ou un colloque n’est pas chose facile me si cela peut sembler assez simple.
Avant toute chose, il faut définir de manière simple et précise, la raison pour laquelle l’entreprise organise cet évènement. Cela permettra en amont de lui donner une ligne directrice c’est à dire de déterminer la cible ,la nature de l’évènement (séminaire, repas, voyage, présentation, …) et le budget alloué. Toutes ces choses clairement définies vous permettront d’ établir une stratégie de communication percutante car la communication est primordiale pour la réussite d’un évènement. Pour une bonne communication, il ne faut pas hésiter à utiliser tous les supports à notre disposition : mails, annonces, réseaux sociaux, presse, … mais toujours avec tact et maestria pour toucher les bonnes cibles. On ne fera pas de grandes communications sur les réseaux sociaux si la cible est les personnes du troisième age par exemple. L’idéal pour l’envoi des cartons d’invitations est de le faire trois semaines avant l’évènement et de le rappeler une semaine avant pour avoir les confirmations de présence pour éviter les mauvaises surprises.
Une fois que tous les objectifs de l’évènement ont été identifiés, on passe à la phase technique. C’est l’étape la plus longue et la plus fastidieuse si on la réalise en interne. La première chose à faire est de mettre en place une équipe de manière à pouvoir répartir les tâches et à éviter les oublis ou tout simplement les confier à des professionnels pour éviter tout stress inutile. A ce niveau, nous mettons à votre disposition tout ce dont vous avez besoin en moins de 24h.
